Partagez vos documents de travail !

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16 Dec

Dans un projet (ou pour notre usage personnel), il n'est pas rare d'avoir à partager différents fichiers. Les principales méthodes pour cela sont l'envoi de documents (légers) par courriel ou l'utilisation d'un serveur FTP pour des fichiers plus lourds.

Cependant, lorsqu'il s'agit de fichiers collaboratifs souvent mis à jour, il devient difficile de retrouver le bon courriel ou de suivre les versions. Quand au FTP, il est loin d'être le plus pratique à mettre en place (malgré ses nombreux avantages).

Heureusement, pour répondre à tous ces besoins, une solution existe : les systèmes de partage de fichiers en ligne.

Il s'agit en réalité d'espace de stockage en ligne privé ou public qui permettent de mettre rapidement et facilement à disposition des fichiers de toute sorte. À l'heure actuelle, il en existe plusieurs dizaines de populaires sur le Web.

Concentrons-nous sur ceux les plus adaptés au milieu professionnel, c'est-à-dire :

  • sécurisé : un système de partage permettant de choisir ses partenaires-collaborateurs ;
  • intuitif : un outil simple à utiliser, ne nécessitant aucune connaissance avancée en informatique ;
  • rapide : un transfert de nos fichiers sûr et de qualité ;
  • polyvalent : accepte le maximum de formats de travail ;
  • et de grandes capacités de stockage : envoi de fichiers légers ou lourds.

Tout de suite, la liste se restreint et en voici 2 parmi les meilleurs :

Sans doute le plus complet. Il vous propose une offre gratuite et une offre payante. En gratuit, vos fichiers ne pourront pas dépasser 200 Mo, et c'est souvent largement suffisant. L'utilisateur devra se créer un compte pour y télécharger et gérer les documents qu'ils souhaitent partager.

Suite à cela, il pourra pour chaque fichier fournir un lien web temporaire à ses collaborateurs. Ceux-ci n'auront plus qu'à cliquer sur le lien et télécharger les fichiers.

Un outil très complet qui pourra en séduire plus d'un. Ici, en plus du partage de document asynchrones (je choisis mon fichier, puis je l'envoie aux personnes), on vous propose de synchroniser les fichiers.

En clair, dès que vous chargez vos fichiers, vos collaborateurs y auront accès. Le point négatif est qu'il demande l'installation d'un petit logiciel sur chaque poste (quasi-invisible et transparent pour l'utilisateur). En contrepartie, il est multiplateforme : Windows, MacOS, Linux, et sans oublier les smartphones (Blackberry, iPhone, Android, etc.).

Dans sa version gratuite, vous aurez droit à un espace de stockage de 2 Go.

Tags : documents, partage de fichiers, web

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